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全球食品安全倡議的認證審核

2016/12/27
    由「全球食品安全倡議」(Global Food Safety Initiative,GFSI)所認可的認證,幾乎是當今在食品業界開展業務的一項必要條件。現在,在供應鏈的各個方面,都可以找到一組特定的適用標準。對公司來說,無論是正準備開始展開申請認證的旅程,或者是考慮申請不同的認證,以下的這八個步驟可以幫助你為GFSI的認證做好準備。

一、什麼是「全球食品安全倡議」(GFSI)認證?
    GFSI是由多國的食品業專家所組成的一項合作計畫,在全球範圍內對多種不同的食品安全標準進行識別與比較,就各種食品安全管理體系(Food Safety Management Systems)進行評比。一些比較知名的食品安全標準,像是「BRC」,「FSSC 22000」,「SQF」,「IFS」,「Primus GFS」,「Global Aquaculture Alliance」(全球水產養殖聯盟),「Global GAP」,「Canada GAP」,以及「GRMS」等標準,在GFSI的架構下都具有同等的份量。一般來說,客戶必須要接受任何一種受GFSI所承認的標準,因為以上的這些標準都屬於GFSI的涵蓋範圍。一旦公司能夠滿足以上這些認證當中的任何一種,每個人就都會承認,該公司的系統擁有足以生產安全,合法,高品質產品的標準。

二、選擇一項標準:
    因為有很多種公認的GFSI標準,業者應該根據需要選擇最適合的一種。選擇的要點包括所處理的產品,以及在旗下各種設施當中,包括農業設施,食品製造,包裝製造,或儲存和配送設施等等,所採用的流程標準。有一個名為「myGFSI.com」的網站,上面有許多有用的資源,幫助業者了解根據各自所擁有的產品和工藝,有哪些標準是可以適用的。對於世界各地的業者來說,這裡有一個關於用字上的小提醒:在美國,人們喜歡用「標準」(standard)這個詞,不過在GFSI網站所使用的字眼則是「計畫」(scheme),不過在這裡,「標準」和「計畫」指的是同一件事,所以不用因此而感到混淆。

    該GFSI網站可以引導廠商瞭解各項標準的內容,指導他們選擇合適的標準。不過,如果公司的一些主要客戶對於某種標準抱有強烈的偏好,還是建議業者應該檢查不同標準的內容,以確定哪些標準能夠適合所需要的情況。最後,「究竟應該導入哪些標準」說穿了也還是一個商業上的決定,因此,也有許多其他因素一定要詳加考慮。

    雖然,每一種GFSI標準都各自有它們不同的地方,但是在本質上,它們多半具有類似的基本要求: 1. 管理階層的投入:因為要長期維護一項認證標準,必然會產生資金和人力資源上的成本,因此管理階層的投入是至關重要的。 2. 為了生產安全、合法的產品,必需要有能夠做為行動框架的先行計畫。雖然公司可能已經有自己的食品安全相關計劃,GFSI標準仍然會要求業者對現有的計畫進行再確認,並且在某些情況下,必須再次驗證每一個程序的有效性。 3. 基於《國際食品法典》(CODEX)的危害分析重要管制點計畫(HACCP plan),危害分析和基於風險的預防控制計畫(HARP-C,譯:Hazard Analysis and Risk-Based Preventive Controls),危險和風險分析(Hazard and Risk Analysis),或者食品安全計劃(Food Safety Plan):在所有的標準理面。都有一個章節是有關對風險的識別和管理。由於GFSI所認可的標準受到全球所公認,這些標準在風險管理上的基礎概念多半根據《食品法典》,來自有科學依據的「食品危害分析和關鍵控制點計畫」(CODEX HACCP),重在預防,而不是對最終產品的檢驗。 4. 食品的安全性和合法性標準,通常也包括了某種質量標準。 5. 有系統的審核:GFSI的審核是對整個系統的審核,其中包括了:(1). 流程步驟。(2). 輸入(inputs)比如說各種規格要求,和客戶的要求等等。(3). 輸出,也就是成品。(4). 擁有技能及管理能力的人力。(5). 被仔細定義過,常時接受維護的材料與設備。(6). 方法與過程。(7)測量:如各種監測,核查和驗證等。

    GFSI認證審核與一般由客戶所進行的審核,或者GMP(良好生產規範,Good Manufacturing Practice)審核之間最大的差異就是,CFSI會對整個系統本身進行檢查,而另外兩者往往只看幾個特定領域。此外,另一個區別在於,CFSI的審核人員都必須是本行的專家,在各自所負責的類別裡面,他們的資格必須經過事先的篩選。因此,這些審查人員無疑都是懂行,並且了解整個程序的。

三、仔細研讀所選定的標準
    一旦公司選定了一個標準之後,下一步就該從該項標準的官方網站上購買各標準的複印資料,並且仔細的研究它的全部內容。要充分了解一項標準,關鍵在於了解如何解釋,以及了解該標準的原始意圖。如果所選擇的標準有提供了一種官方版本的解釋,那份解釋也屬於必須取得的資料,因為可以從它看出該項標準原本的意圖。

    有些標準是偏向於指令性質的,會詳細解釋各種必要的細節。有些標準則不太具體。無論是兩種當中的哪一種,研讀各項標準的內容將會是一件十分嚇人的工作,因為在通常的情況下,廠商會在過程中逐步發現,要想達到標準,不管是所需要的工作量,還是必須改進的幅度,都相當的驚人。

四、尋求幫助:
    要改善旗下的設施,使之達到認證標準,往往需要相當常的時間。此時,廠商可以有兩種選擇:設法擠出時間,或者花錢雇用外來的專家。如果決定要硬擠出時間來的話,就要擅用每一項可用的工具和訓練。其實每一種標準都有各種課程,可以幫助企業理解該如何達到要求。同時,這些標準也都有提供自我評估的工具,來幫助廠商理解現有狀況與理想狀況間的差距何在,使他們可以專注於應該改進的事項。如果要花錢雇用外來的專家的話,企業主應該對各種顧問進行徹底的面試,直到找到了解公司的業務、流程、產品,同時熟悉該項標準的人才。此時,可以安排顧問與內部團隊一起工作,回答各種問題,並且對現況的差距做出確實的評估。

    對現況的差距做出正確的評估是成功的關鍵,因為它就好像是張地圖,可以引導廠商走向成功認證的道路。無論是由外來的專家所進行的,或者是在內部完成的都一樣,這種差距的評估會可以指出當前系統的不足之處,使公司了解未能符合標準的原因。僅管是已經擁有ISO 9001認證,或者其他類似標準的廠商,在GFSI認證上也很少有捷徑可走,因為GFSI認證有著非常具體的重點和要求。

    就算在雇用了外部專家的狀況下,業者也不能指望可以從此撒手不管。相反的,應該要準備好投入相關的工作當中。外來的顧問自然不能對公司的系統負責,也不能越過雇主進行必要的更新。因此他們頂多就是提供意見跟指導,卻不能越俎代庖。

五、專案管理
    要把所有的工序、流程與檢測全部改造到足以符合認證要求的程度,並不是件簡單的事。首先要進行差距的評估,以便具體了解下一步該採取的行動。一旦確認了具體的方向,就應該製做時間表並分配資源,就像任何其他大型的計畫所需要的那樣。同時,這個專案也需要一個領導者,領導者可以由公司原本的管理階層來擔任,或者指派給外部的顧問,這取決於公司現有資源的狀況。但無論是哪一種情形,這個人都必須擁有充份的授權,並且具備管理時間表的能力。這種時後應該要避免單純的英雄主義,既然組織中的每個部分都會受到這項專案的影響,該項目自然也需要由管理團隊妥善的把工作分配給大家。要想彌補現有體係的不足之處,需要一個專案團隊全職的投入這項工作。同時,一旦所需要的程序部屬完畢之後,一間公司需要至少三個月的時間來進行紀錄,才能通過認證的審核程序。建議先花一個月的時間收集新系統的各項紀錄,進行內部審查,以確定新系統能依計畫運行,並且進行必要的調整。

六、選擇認證機構
    當企業準備好接受認證的時後,就該選擇一個合適的認證機構,理想的認證機構應該符合以下條件:首先,它必需受到該項標準的官方認可,同時,最好是具有「品質穩定」的合格審查員。在各項標準的官方網站上,都有列出所有合格的認證機構的名單,他們過去的成績以及聯繫方式。業者可以比較各機構的服務,價格,可用性和與公司之間的位置關係,以及審查員的狀況,來選擇中意的認證機構。

七、安排審查程序
    在這一點上,業者通常有兩個選擇:一個是安排預審,以便得到更為確實具體的資訊,或者,也可以直接安排實際的審核。此時,預審提供了最後一次的機會,使得企業可以檢查一切狀況是否真如預先設想一般得妥當,同時也可以做好準備,當做各部門的一次實地演練。對於真正的認證審核來說,盡可能的做到最好是相當重要的一件事,因為要取得認證,一定會要求對前次審核結果的改善和處理。若是發現許多「應限期改善」的必須修正事項的話,對廠商取得認證的工作會相當的不利。所以如果沒有十足的信心,進行預審會是一個相當值得考慮的選擇。

八、改善審查中發現的所有問題
    世上沒有人是完美的。因此,審查結果有些修正事項也是相當正常的事。然而,某些關鍵的食品安全問題或合法性問題,會導致認證失敗。通常,這樣的狀況並不常見,並且就算發生,常常也是業者沒有花時間去理解審查標準,或是準備不足所造成的。對於那些做足功課的廠商來說,大多數的審查結果都不會太嚴重。

    無論問題的嚴重性如何,所有不合格的問題都必須在規定的時限內解決。雖然所允許的改善時間依各個標準而略有不同,各項糾正措施都是必須無條件完成的。根據所申請的標準不同,廠商通常有30天左右的時間完成原因的分析(root cause analysis,RCA),並且對每一項缺失採取改善。當然,不能改善的話就拿不到認證。

    審查人員會檢視廠商所提交的改善措施,以確保符合標準,同時。根據不同的審查結果,在有些狀況下,審查員會要求後續的追蹤,以確保相關措施能夠確實執行。之後,認證機關還需要一小段時間來跑程序,才能完成認證。

九、保持認證:
    要保有一項認證並不是那種可以畢其功於一役的事情。通常,各公司每年都必須進行一次以上得審查,才能更新認證,這也意味著公司的程序必須持繼滿足認證的標準。因此,所開發的系統必須簡單而實用。保持簡單,也意味著該系統能夠符合該項標準的原始意圖。實用就意味著所設置的系統可以很容易的進行維持和維護。

    並且,要維護一項認證通常也意味著要有與時俱進的能力。因為隨著社會的發展,認證的標準並不會永遠保持不變,而且公司的業務也一定或多或少會隨時間變化,所以一個實用的系統,也包括了在需要的時候,能夠進行改善或改變的能力。

十、取得認證是一個永無止境的旅程
    準備GFSI認證是一個持續的旅程,需要適當的規劃,時間和精力。GFSI認證的目的是在每一個行業中設立最高標準,以確保每一個獲得認證的機構都可以從中受益。

(取材自食品市場資訊105卷第11期)



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